Réponse du 25 mars du secrétariat général du rectorat au courrier du 18 mars.

Monsieur le secrétaire académique,

je vous fais suivre les différents messages que j’ai envoyés ce jour aux personnels des services académiques et des EPLE.

je reste à votre disposition pour en échanger.

bien cordialement

Suivent 3 messages : un à destination de tous les agents, un à destination des encadrants des services, et un à destination des personnels de direction des établissements.

Mesdames et Messieurs les agents de l’académie de Reims

Les circonstances sanitaires exceptionnelles que nous connaissons ont conduit le gouvernement à adopter des mesures de confinement de la population, mesures qui viennent d’être prolongées.
La continuité de l’Etat doit cependant être assurée. Pour le Ministère de l’Education Nationale cela se traduit par le double objectif d’assurer la continuité pédagogique auprès des élèves et la continuité administrative qui la supporte, notamment pour la paye des agents.

Dans ce contexte, la décision a été prise d’autoriser les personnels à travailler à distance depuis leur domicile. Beaucoup d’entre vous ont pu être équipés de matériel informatique grâce à un effort important des équipes de la DSI. Dans le même temps, les services ont dû se réorganiser. Chacun a également dû trouver les solutions techniques et personnelles pour s’adapter à ce mode de fonctionnement inédit. Une fiche d’information est jointe à ce message pour vous aider dans l’installation du poste de travail à domicile,

Malgré les contraintes, les services académiques sont opérationnels et je tiens à vous remercier pour votre engagement sans lequel ce ne serait pas possible.

Le travail à distance implique de conserver la cohérence de l‘action administrative, portée par les personnels d’encadrement. Il est essentiel que le cadre normal de fonctionnement et de décision soit respecté, particulièrement à l’heure où des processus de gestion dérogatoires doivent parfois être mis en place.
Je vous demande donc de veiller à conserver le lien permanent avec vos chefs de service.

Par ailleurs, nous devons veiller à la sécurité des données que nous gérons. Cela passe par le respect des consignes de sécurité informatique et une attention aux liaisons via internet. Ainsi, convient-il de se déconnecter des applications de gestion et des accès VPN, en dehors des périodes de travail. La nécessité de développer les échanges par mél, SMS ou autres moyens doit cependant se faire en veillant à la confidentialité des données et coordonnées des agents. Ainsi, pour les opérations de gestion collective ou les liens avec des tiers, il convient de privilégier l’usage du mél (via les adresses professionnelles exclusivement).

Le cadre de travail individuel devant être formalisé, votre chef de service vous adressera dans les prochains jours soit une attestation de travail à distance soit une autorisation spéciale d’absence si vous ne pouvez pas exercer vos fonctions. Par ailleurs, le déport du lieu d’exercice n’abolit pas les obligations de service. Chaque agent doit rester disponible durant les plages habituelles de travail, même si une attention est naturellement portée aux contraintes de la garde des enfants. Le temps de pause du midi et la déconnexion en fin de journée contribue aussi à préserver les forces de chacun ! Par ailleurs, le régime général des congés n’est pas modifié. Les demandes de congés maladie ou de congés payés ordinaires, par exemple, doivent continuer d’être adressées par la voie hiérarchique habituelle.

Enfin, et afin de répondre aux inquiétudes qui peuvent s’exprimer à cause de la situation actuelle de confinement ou des changements d’organisation affectant les relations sociales, l’académie met en place une cellule d’écoute psychologique ( ecoutecovid@ac-reims.fr ) avec des professionnels de l’académie.
Le service social des personnels est également mobilisé, les assistantes sociales départementales des personnels pouvant être contactées sur les adresses mél fonctionnelles. De même, le médecin de prévention reste joignable, également par mél.
Dans tous les cas, des contacts individuels, écrits ou téléphoniques, seront ensuite pris par ces professionnels de l’accompagnement des personnels.

Restant attentive à la situation de chacun d’entre vous, je vous remercie de votre engagement et de la permanence des services que vous œuvrez à maintenir dans ces circonstances exceptionnelles.
Je sais pouvoir compter sur vous.

Mesdames, messieurs les personnels encadrants des services académiques,

En complément du message envoyé à tous les personnels, vous trouverez ci-dessous des recommandations à la fois administratives et managériales.

Dans cette période particulière, et je sais que vous le faites déjà, il vous revient de prioriser les actions incontournables de votre service pour assurer la continuité administrative.

Dans ce cadre, je vous recommande de communiquer le plus clairement possible, en étant pédagogue et transparent. Votre rôle est de rassurer vos collaborateurs, en les assurant de votre confiance dans la gestion de leurs tâches tout en étant disponible et à leur écoute.

Comme je l’ai déjà exprimé, je souhaite que vous mainteniez un lien avec vos collaborateurs, de façon régulière, par mel ou téléphone, afin de prendre des nouvelles de leur santé physique et morale, et de me faire remonter toute situation qui vous paraît préoccupante.

Les personnels administratifs non malades ni en congés sont soit en télétravail, soit en autorisation spéciale d’absence (ASA).

Dès lors, je vous remercie :

d’établir la liste de vos personnels en télétravail et en ASA, qui fera foi et que vous enverrez sur la boite ce.sg@ac-reims.fr,

d’établir pour chaque agent le document adéquat (autorisation de télétravail ou ASA) que vous trouverez en pièce jointe et que leur enverrez par mel.

Je vous remercie de votre engagement et de la permanence du service que vous œuvrez à maintenir dans ces circonstances exceptionnelles.

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> Mesdames et Messieurs chefs d’établissements, adjoints-gestionnaires et agents comptables
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> Dans cette période très particulière d’épidémie, je tiens à vous assurer de tout le soutien de l’encadrement académique ; dans ce cadre, vous trouverez ci-dessous des recommandations à la fois managériales et techniques, plus particulièrement financières.
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> Accompagnement de vos équipes
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> L’heure est au télétravail mais je sais pertinemment que nombre d’actions ne peuvent être faites à distance dans les établissements, notamment celles liées aux outils informatiques GFC (régie, comptabilité budgétaire et comptabilité générale) ainsi que GFE.
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> Dès lors, et je sais que vous l’avez déjà fait, il vous revient, sous l’autorité du chef d’établissement, de prioriser les actions incontournables et d’organiser une présence minimale pour assurer la continuité de la gestion administrative et financière, dans le respect des consignes sanitaires nationales.
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> Dans ce cadre, je vous recommande de communiquer le plus clairement possible, en étant pédagogue et transparent. De même, votre rôle est de rassurer vos collaborateurs, en les assurant de votre confiance dans la gestion de leurs tâches tout en étant disponible et à leur écoute.
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> Je souhaite également que vous puissiez maintenir un lien avec vos collaborateurs qui ne se déplaceront pas dans l’établissement, de façon régulière, par mel ou téléphone, afin de prendre des nouvelles de leur santé physique et morale, et de me faire remonter toute situation qui vous paraît préoccupante. Une cellule d’écoute spécifique au covid va être mise en place au niveau académique, une information sera délivrée prochainement à tous les agents.
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> Continuité du service
Les personnel administratifs non malades ni en congés sont soit en télétravail, soit en autorisation spéciale d’absence(ASA). Dès lors, je vous remercie d’établir la liste de vos personnels en télétravail et en ASA, que vous signerez, qui fera foi et conserverez par devers vous. Parallèlement, vous établirez pour chacun d’entre eux le document adéquat (autorisation de télétravail ou ASA) que vous trouverez en pièce jointe et leur transmettrez par mel.
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> Au titre de la continuité de service, les opérations suivantes sont à prioriser :
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> le paiement des bourses nationales du deuxième trimestre ;
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> la mise en paiement des rémunérations des AED par les EPLE employeurs (le paiement des vacations n’est pas prioritaire). L’établissement mutualisateur académique de la paye (le lycée Jean Jaurès à Reims) assure ainsi en priorité le paiement des rémunérations des AED et des AESH HT2. Les 3 agences comptables support des GRETA assurent également la mission de paiement des payes des personnels des GRETA. Je tiens, à ce titre, à remercier particulièrement les 4 agences comptables impliquées ;
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> si possible, le paiement des dernières factures de fournisseurs en tenant compte des recommandations de la DGFIP reçues directement par la DAF-A3 sur la boite mail « int.n°UAI@ac-reims.fr ».
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> En ce qui concerne les comptes financiers 2019, nous sommes conscients que certains ne pourront pas être finalisés ou votés en conseil d’administration avant le 30 avril. Nous attendons les décisions prises par notre ministère et la DGFiP à ce sujet, mais la DAF-A3 nous a déjà précisé ce jour l’impossibilité règlementaire actuelle de tenir un conseil d’administration en visio et nous indiquera si des évolutions sont éventuellement possibles. En tout état de cause, l’autorité de contrôle académique ne formulera aucune remarque pour les comptes financiers votés et/ou transmis après la date du 30 avril.
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> Concernant les sorties et voyages scolaires, le service du conseil et du contrôle de légalité (S2CL) centralise toutes les problématiques rencontrées par les EPLE pour le remboursement des sommes versées aux différents prestataires de services.
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> Je souligne enfin l‘importance de consulter très régulièrement la boite mail « int.n°uai@ac-reims.fr », et de s’assurer que celle-ci ne soit pas « over quota ». Les services du ministère, la DAF-A3 surtout, communiquent directement aux EPLE sur certains points en utilisant ces adresses génériques.
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> La Direction des Fonctions Support et de l’Expertise et en particulier le S2CL restent à votre entière disposition (s2cl@ac-reims.fr).
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> Je vous remercie de votre engagement et de la permanence des services que vous œuvrez à maintenir dans ces circonstances exceptionnelles. Je sais pouvoir compter sur votre professionnalisme et vos qualités de managers pour assurer le lien le plus étroit possible avec vos équipes.
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